<h2>Ausgangslage</h2><p>Zertifikate entstanden zu großen Teilen manuell aus Word-Vorlagen. Das kostete Zeit, war fehleranfällig und ließ sich nachträglich verändern. In der Vergangenheit war genau das passiert: gefälschte Nachweise, finanzieller Schaden und ein Vertrauensverlust bei Kunden.</p><h2>Umsetzung</h2><p>Wir haben ein digitales Zertifikatssystem gebaut. Jedes Dokument wird automatisch erzeugt, eindeutig gekennzeichnet und zentral abgelegt. Über QR-Code oder Kennung lässt sich jederzeit prüfen, ob ein Nachweis echt ist. Bestandsdaten wurden nachträglich erfasst und archiviert, größere Datenmengen laufen über einen CSV-Import. Die Verteilung geht wahlweise über einen Kundenbereich oder per E-Mail.</p><h2>Ergebnis</h2><p>32 Stunden pro Monat, die vorher in die Zertifikatserstellung geflossen sind, stehen wieder für Projektarbeit zur Verfügung. Daraus ergeben sich rund 7.200 Euro zusätzlicher Jahresumsatz, ohne eine einzige Neueinstellung.</p>

Zertifikate wurden als bearbeitbare PDFs erstellt und ließen sich fälschen. Heute entstehen sie automatisch, eindeutig gekennzeichnet und zentral prüfbar.

DIGA Ingenieur

<h2>Ausgangslage</h2><p>Jeder Auftrag lief über eine lange Kette von Handgriffen: Dolmetscher kontaktieren, Zusagen einsammeln, Kundendaten erfassen, Informationen weiterleiten, Zeiten nachhalten, Stundenzettel einsammeln und am Ende alles per Hand in die Buchhaltung übertragen. Jeder dieser Schritte war eine mögliche Fehlerquelle.</p><h2>Umsetzung</h2><p>Wir haben eine automatisierte Plattform aufgesetzt, die den gesamten Ablauf steuert. Aufträge werden selbstständig zugewiesen, passende Dolmetscher gefiltert und bis zu 80 gleichzeitig angefragt, Rückmeldungen in Sekunden verarbeitet. Auch das Bewerbermanagement läuft inzwischen digital.</p><h2>Ergebnis</h2><p>Die Bearbeitung eines Auftrags ist von rund drei Stunden auf unter zwei Minuten gefallen. Das entspricht über 73 eingesparten Stunden pro Monat und erlaubt 15 bis 20 zusätzliche Aufträge am Tag mit derselben Mannschaft, rund 900.000 Euro mehr Umsatz im Jahr.</p>

Aufträge kamen gleichzeitig per Telefon, E-Mail und WhatsApp herein und wurden von Hand weiterverarbeitet. Heute orchestriert eine NoCode-Plattform den kompletten Ablauf.

Guul Translations

<h2>Ausgangslage</h2><p>Ein TISAX-Audit verlangt saubere Nachweise darüber, wie ein Unternehmen mit Informationen umgeht. Die dafür nötigen Unterlagen und Zuständigkeiten lagen verteilt vor, die Vorbereitung band entsprechend viel Zeit im Team.</p><h2>Umsetzung</h2><p>Wir haben die betroffenen Abläufe strukturiert, dokumentiert und die Nachweisführung so aufgesetzt, dass sie im Tagesgeschäft mitläuft statt vor dem Audit rekonstruiert werden zu müssen. Bewusst ohne zusätzliche Lizenzkosten für eine weitere Speziallösung.</p><h2>Ergebnis</h2><p>Das Audit wurde bestanden, bei etwa der Hälfte des vorherigen Arbeitsaufwands in der Vorbereitung.</p>

Die Vorbereitung auf das TISAX-Audit lief über verstreute Dokumente und Zuständigkeiten. Neu aufgesetzt und ohne zusätzliche Lizenzkosten bestanden.

design:lab weimar

<h2>Was wir machen</h2><p>Wir bilden Ihre Abläufe so ab, wie sie tatsächlich laufen, nicht wie sie im Organigramm stehen. Das Mapping zeigt, an welcher Stelle Zeit liegen bleibt, wo doppelt erfasst wird und welcher Schritt regelmäßig auf jemanden wartet.</p><p>Erst wenn das auf dem Tisch liegt, reden wir über Lösungen. Wer optimiert, ohne vorher zu verstehen, verbessert in der Regel das Falsche.</p><h2>Was Sie bekommen</h2><p>Eine belastbare Sicht auf Ihre Prozesse und eine Einschätzung, welcher Eingriff sich zuerst lohnt. Das Erstgespräch dazu ist kostenlos.</p>

Bevor Geld in Software oder KI fließt, steht fest, welcher Ablauf tatsächlich klemmt und was er kostet.

Prozess-Analyse

<h2>Was wir machen</h2><p>Wir bauen die Abläufe um, die im Alltag bremsen, und stimmen sie mit den Menschen ab, die täglich damit arbeiten. Anschließend sind sie dokumentiert, damit sie auch dann noch gelten, wenn jemand im Urlaub oder neu im Team ist.</p><h2>Warum das mit dem Team passiert</h2><p>Eine Lösung, die niemand nutzt, ist keine Lösung. Deshalb ist die Einführung Teil der Arbeit und nicht ein Anhang am Ende des Projekts.</p>

Die Schritte, die heute Zeit und Nerven kosten, werden neu aufgesetzt, mit dem Team abgestimmt und dokumentiert.

Prozessoptimierung

<h2>Was wir machen</h2><p>Wir verbinden die Systeme, die Sie ohnehin schon einsetzen, damit Daten nicht mehrfach eingetippt werden. Angebot, Auftrag, Zeiterfassung und Buchhaltung greifen danach ineinander, statt über Zwischenablage und Zuruf zu laufen.</p><h2>Wann sich das lohnt</h2><p>Immer dann, wenn jemand regelmäßig Informationen von einem Bildschirm abliest und in einen anderen einträgt. Das ist die Arbeit, die niemand vermisst.</p>

Aufgaben, die Menschen täglich von Hand erledigen, weil zwei Systeme nicht miteinander reden.

Automatisierung

<h2>Was wir machen</h2><p>Wir setzen Sprachmodelle dort ein, wo sie einen konkreten Arbeitsschritt abnehmen, und betreiben sie auf Ihrer eigenen Hardware oder in der EU-Cloud. Ihre Daten verlassen dabei nicht den Rahmen, den die DSGVO vorgibt.</p><h2>Was das nicht ist</h2><p>Kein Werkzeug, das ein ungeklärtes Problem löst. KI kommt bei uns erst ins Spiel, wenn der Ablauf dahinter verstanden ist.</p>

Eigene Sprachmodelle auf Ihrer Hardware oder in der EU-Cloud, DSGVO-konform.

KI-Entwicklung

<h2>Was wir machen</h2><p>Manche Abläufe lassen sich nicht in ein fertiges Produkt pressen, ohne den Betrieb daran anzupassen. In diesen Fällen bauen wir die Anwendung, die zu Ihrem Ablauf passt, als Web-Anwendung oder App.</p><h2>Wie wir das entscheiden</h2><p>Vorher, in der Analyse. Standardsoftware ist günstiger und schneller, wenn sie passt. Wir empfehlen Eigenentwicklung nur dort, wo sie tatsächlich der kürzere Weg ist.</p>

Wenn keine Standardsoftware zu Ihrem Ablauf passt, bauen wir sie.

Software-Entwicklung

<h2>Was wir machen</h2><p>Ein Systemwechsel scheitert selten an der neuen Software, sondern an den Daten aus der alten. Wir übernehmen Bestandsdaten vollständig, bereinigen Dubletten und sorgen dafür, dass Historie auch nach dem Umzug auffindbar bleibt.</p><h2>Warum das eigene Arbeit ist</h2><p>Weil der Wert eines Betriebs oft in diesen Daten steckt. Sie sind kein Nebenprodukt des Projekts.</p>

Ihre 15 Jahre Kundenhistorie bleiben erhalten und werden sauber übertragen.

Datenmigration

<h2>Wofür es da ist</h2><p>Das Process-Tool hält fest, wie ein Ablauf heute aussieht, wo er hakt und was sich nach einem Eingriff verändert hat. Damit bleibt die Diskussion an konkreten Schritten und nicht an Eindrücken.</p><p>Wir setzen es in unseren eigenen Projekten ein, von der ersten Analyse bis in die Begleitung danach.</p>

Unser eigenes Werkzeug, um Abläufe sichtbar zu machen und Veränderungen nachzuhalten.

Process-Tool

<h2>Wer wir sind</h2><p>EverHype Systems ist ein Team von über zehn Menschen mit Sitz in Fulda, zentral genug, um im gesamten DACH-Raum vor Ort zu sein. In mehr als 90 Projekten haben wir Abläufe im Mittelstand auseinandergenommen und neu zusammengesetzt.</p><h2>Warum wir das anders machen</h2><p>Viele Betriebe im Mittelstand haben keine eigene IT-Abteilung und niemanden, der sich hauptberuflich um Prozesse kümmert. Genau deshalb übergeben wir keinen Bericht und verschwinden. Wir liefern keine Empfehlungen, wir setzen um und bleiben, bis es funktioniert.</p>

Über zehn Menschen in Fulda, mehr als 90 abgeschlossene Projekte und acht Jahre Erfahrung mit Prozessen im Mittelstand.

Das Team

<h2>Worüber wir sprechen</h2><p>Auf unserem Kanal und in Fachbeiträgen zeigen wir, wie die Analyse eines Ablaufs tatsächlich abläuft, welche Automatisierungen sich rechnen und an welchen Stellen Digitalisierungsprojekte im Mittelstand regelmäßig scheitern.</p><p>Über unsere Arbeit wurde unter anderem in der Fuldaer Zeitung und der Frankfurter Rundschau berichtet.</p>

Was wir in über 90 Projekten gelernt haben, geben wir öffentlich weiter. Auch die Fehler.